Avez-vous déjà connu l’enfer des réunions de travail infructueuses ?

 

réunion de travail infructueuse

 

Les réunions en entreprise sont normalement l’occasion d’échanger efficacement avec le plus grand nombre, pour avancer sur des projets en cours et faire le point sur des actions à venir. Force est de constater que l’efficience n’est pas toujours au rendez-vous. Des rencontres mal organisées provoquent une perte de temps pour les collaborateurs et donc une perte d’argent pour l’entreprise. L’effet boule de neige se fait ressentir, une mauvaise organisation cause des retards sur le planning et peut entraîner de l’insatisfaction client. 

Trouver le bon moment pour réunir physiquement l’ensemble des personnes concernées par le nouvel ordre du jour et obtenir l’attention de tous semble être une tâche complexe, un peu à l’image d’un casse-tête chinois.  En effet, il suffit d’avoir des chargés de clientèle en déplacement, des techniciens en intervention, les bureaux des différents services situés de part et d’autre de l’entreprise, pour se rendre compte que communiquer tous ensemble nécessite une bonne coordination mais aussi les outils adéquats pour permettre l’échange.

Un autre moyen d’organiser vos réunions

 

Les méthodes de travail évoluent avec les avancées technologiques et la nouvelle génération qui se veut connectée et numérique. La visioconférence est de plus en plus appréciée, autant par le grand public que par les professionnels. En effet, elle permet de voir ses interlocuteurs en direct tout en étant à distance, on conserve alors l’aspect humain des réunions traditionnelles.

 

réunion entreprise visiconférence

Des scénarios familiers ?

 

Vous avez réussi à réunir tous vos collaborateurs, vous vous apprêtez à lancer une visioconférence avec un autre département situé à des dizaines de kilomètres. Maintenant il va falloir que tout le monde réussisse à se connecter au logiciel de visio et idéalement en même temps. Oubli de mots de passe, erreur dans l’identifiant, configuration du logiciel pas à jour, logiciel non installé suite à un changement d’appareil…

Vous travaillez avec des clients situés à l’étranger ou simplement loin de vous géographiquement, vous souhaitez présenter votre nouveau produit phare lors d’une super présentation en visioconférence, mais votre client a un logiciel de visioconférence différent du vôtre, voire pire, il n’en a pas. Vient alors une série d’explications techniques à distance, étape par étape, pour indiquer comment se rejoindre via ce logiciel pour commencer la présentation par visio.  En espérant que tout fonctionne du premier coup et qu’il n’y ait pas besoin de redémarrer après l’installation bien sûr.

Vous êtes adepte du webinar (en français webinaire), pour présenter vos services auprès de prospects, partager votre savoir-faire ou encore former sur une thématique précise. Là encore, pour y participer, le prospect devra généralement suivre une procédure pour installer le logiciel et se créer un compte, pour pouvoir enfin rejoindre le webinar. Des démarches contraignantes et pas vraiment salvatrices dans la concrétisation d’un projet ou d’une vente.

 

Simplifier la visioconférence

 

Pour pallier ces différents problèmes, la société Descis a décidé de lancer le projet VisioDesk. Pour que ce projet soit un succès, le système devait répondre à plusieurs exigences :

  • Le système doit être tout-en-un. Un appareil autonome qui a seulement besoin d’une prise de courant et Internet pour fonctionner. Les avantages de cette solution, c’est que l’entreprise qui installera VisioDesk dans sa salle de réunion n’aura pas besoin de maintenir une solution de visioconférence sur tous les postes des personnes susceptibles de lancer une visioconférence.

 

  • Le système ne doit pas utiliser de logiciel. En effet, la société Descis a opté pour un système qui fonctionne depuis un navigateur, ainsi, les salariés, les candidats, les clients et les prospects qui souhaitent vous rejoindre pour un entretien, réunion ou présentation, n’auront pas besoin d’installer de logiciel, un simple clic sur un lien internet est suffisant pour vous rejoindre.

 

  • Le système ne nécessite pas de création de compte. De ce fait, lorsque vous invitez quelqu’un à vous rejoindre, il renseigne simplement un pseudonyme pour participer à la visioconférence. Ainsi, la procédure est très simple, rapide et ne décourage pas votre interlocuteur.

 

  • Le participant peut utiliser son mobile. Cette solution est très demandée car elle permet à un groupe de personnes se trouvant dans la salle de réunion, de pouvoir joindre un salarié itinérant (responsable de chantier, commercial,…) afin de faire une réunion sans que celui-ci n’ait besoin d’utiliser un ordinateur.

 

Après plusieurs mois d’étude, la société Descis s’est félicité d’avoir réussi à réunir toutes ces solutions dans un seul dispositif de Visioconférence, ce système est aujourd’hui commercialisé sous le nom de VisioDesk.

 

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